چرا و چگونه گواهینامه ISO 9001 را برای سازمان خود دریافت کنیم؟

شما به‌عنوان مدیر یک سازمان به دنبال تمایز سازمان خود از سایر نهادها هستید و گواهینامه ISO 9001 را مدنظر دارید. اما این گواهینامه چیست؟ چه مزایایی دارد و چگونه می‌توان آن را دریافت کرد؟ تمامی توضیحات در این مقاله آورده شده است.

استاندارد ISO 9001:2015 چیست؟

استاندارد ایزو 9001 الزامات لازم برای پیاده‌سازی یک سیستم مدیریت کیفیت (QMS) را ارائه می‌دهد. سازمان بین‌المللی استانداردسازی (ISO) که یک نهاد مستقل برای انتشار استانداردهای بین‌المللی است، این استاندارد را منتشر کرده است. این گواهینامه به سازمان‌ها با هر اندازه‌ای اختصاص دارد و بیش از یک میلیون شرکت در سراسر جهان تاکنون موفق به دریافت آن شده‌اند.

چرا باید گواهینامه ISO 9001 را دریافت کرد؟

دریافت گواهینامه ISO 9001 به بهبود عملکرد سازمان شما از طریق پیاده‌سازی سیستمی ساختارمند و شناخته‌شده در سطح بین‌المللی کمک می‌کند. این گواهینامه مزایای متعددی دارد، از جمله:

1.    متمایز کردن شرکت شما نسبت به ۴۵ هزار نهاد دارای گواهینامه Qualiopi در فرانسه.

2.    نشان دادن تعهد شما به بهبود مستمر و توانایی در برآورده کردن نیازهای مشتریان.

3.    کنترل و مدیریت ریسک‌ها و فرصت‌های شناسایی‌شده برای افزایش درآمد.

4.    تقویت شهرت شما نزد شرکت‌های بزرگ و همچنین در سطح بین‌المللی.

5.    ایجاد اعتماد در توسعه مجموعه مشتریان.

6.    هماهنگ شدن با سایر سازمان‌های دارای گواهینامه ISO 9001.

مراحل دریافت گواهینامه ISO 9001

سازمان ایزوسیستم مراحل زیر را برای دریافت گواهینامه پیشنهاد می‌دهد:

1.    ثبت‌نام: اطلاعات تماس خود را وارد کنید تا به خدمات ما دسترسی داشته و درخواست خود را ثبت کنید.

2.    درخواست: فرم درخواست ISO 9001 را تکمیل کنید تا نیاز شما تحلیل شود.

3.    قرارداد: یک دستیار به شما قرارداد پیشنهادی ارائه می‌دهد که پس از امضا به مرحله بعد می‌روید.

4.    آمادگی: آشنایی با استاندارد ISO 9001:2015 برای پاسخ به الزامات.

5.    ممیزی: زمانی که سازمان قادر به نشان دادن انطباق خود باشد، فرآیند ممیزی انجام می‌شود.

6.    گواهینامه: در صورت کسب نتایج مثبت، گواهینامه صادر می‌شود که نشان آغاز چرخه صدور گواهینامه است.

فرایند دریافت گواهینامه ISO 9001

انعقاد قرارداد

با امضای قرارداد، شرکت فرآیند دریافت گواهینامه را آغاز کرده و آماده‌سازی برای ممیزی را شروع می‌کند.

آماده‌سازی
در این مرحله، انجام پیش‌ممیزی به‌صورت حضوری یا از راه دور می‌تواند وضعیت آمادگی سازمان و انطباق آن با الزامات را ارزیابی کند.

ممیزی

مرحله ممیزی گواهینامه ISO 9001 شامل دو بخش است:

1.    بررسی مستندات: ارزیابی مستندات سیستم کیفیت و آمادگی برای مرحله بعد.

2.    ارزیابی سیستم کیفیت: بررسی و ارزیابی فرآیندهای سیستم کیفیت بر اساس الزامات استاندارد. نتایج این مرحله شامل نکات مثبت، بهبودها و عدم انطباق‌های احتمالی به سازمان اعلام می‌شود.

صدور گواهینامه

در صورت عدم وجود عدم انطباق یا پس از اصلاح آن‌ها، گواهینامه صادر می‌شود و از طریق پلتفرم قابل دانلود است.

نگهداری و تمدید گواهینامه ISO 9001

نظارت
ممیزی‌های نظارتی هر سال حداقل یک بار انجام می‌شوند تا مطمئن شویم سازمان همچنان با الزامات گواهینامه انطباق دارد.

تمدید
ممیزی تمدید گواهینامه با هدف تأیید انطباق و اثربخشی سیستم مدیریت، کل فعالیت‌ها را مورد بررسی قرار می‌دهد. این ممیزی باید به‌موقع انجام شود تا قبل از پایان اعتبار گواهینامه، تمدید انجام شود.

الزامات اصلی استاندارد ISO 9001: اقدامات لازم برای مدیریت کیفیت

استاندارد ISO 9001:2015 شامل ۷ بند و ۴۹ الزام کلیدی برای مدیریت کیفیت است که به جنبه‌های مختلفی مانند تعهد رهبری، تعریف نقش‌ها و مسئولیت‌های مرتبط با کیفیت، مدیریت ریسک‌ها و تعیین اهداف کیفی می‌پردازد. در ادامه، به دسته‌بندی‌های مختلف موجود در ISO 9001 نگاهی دقیق‌تر خواهیم داشت.

بستر سازمان (بند ۴): سازمان‌ها باید محیط‌های داخلی و خارجی خود را ارزیابی کنند و نیازها و انتظارات ذینفعانی مانند مشتریان، نهادهای نظارتی و تأمین‌کنندگان را در نظر بگیرند. همچنین، محدوده سیستم مدیریت کیفیت (QMS) خود را به‌طور شفاف تعریف کرده و چگونگی پیاده‌سازی آن در کل سازمان را مشخص کنند. شناسایی ریسک‌ها و فرصت‌های مرتبط برای حمایت از تلاش‌های بهبود مستمر نیز ضروری است.

رهبری (بند ۵): مدیریت ارشد باید با تدوین خط‌مشی کیفیتی که با اهداف استراتژیک سازمان همسو باشد، تعهد و رهبری خود نسبت به سیستم مدیریت کیفیت را نشان دهد. آنها باید اهداف کیفی واضح و قابل دسترس را تعیین کرده و نقش‌ها، مسئولیت‌ها و اختیارات خاصی را به افراد محول کنند تا اطمینان حاصل شود که سیستم مدیریت کیفیت به‌صورت مؤثر در سراسر سازمان یکپارچه و نگهداری می‌شود.

برنامه‌ریزی (بند ۶): سازمان‌ها باید برای سیستم مدیریت کیفیت خود برنامه‌ریزی کنند و ریسک‌ها و فرصت‌هایی را که ممکن است بر کیفیت محصولات و خدمات تأثیر بگذارد، در نظر بگیرند. آنها باید اقدامات لازم برای مقابله با این عوامل را تعیین کرده و اهداف کیفی قابل اندازه‌گیری را که با خط‌مشی کیفیت هماهنگ است، تعریف کنند و منابع مورد نیاز برای دستیابی به این اهداف را ارزیابی کنند. فرآیند برنامه‌ریزی باید هرگونه تغییر در سیستم مدیریت کیفیت را نیز در بر گیرد تا اطمینان حاصل شود که این سیستم همچنان مؤثر باقی می‌ماند.

پشتیبانی (بند ۷): سازمان‌ها باید اطمینان حاصل کنند که منابع کافی از جمله نیروی انسانی، زیرساخت‌ها و محیط مناسب برای حمایت از سیستم مدیریت کیفیت فراهم است. کارکنان باید از طریق آموزش، تحصیلات و تجربه کافی در نقش‌های خود شایستگی داشته باشند. ارتباطات شفاف درون و بیرون سازمان ضروری است تا انتظارات کیفیت به خوبی درک شود. علاوه بر این، سازمان‌ها باید مستندات دقیق سیستم مدیریت کیفیت، شامل خط‌مشی‌ها، رویه‌ها و سوابق را حفظ کنند.

عملیات (بند ۸): عملیات‌ها باید به گونه‌ای برنامه‌ریزی و مدیریت شوند که محصولات و خدماتی که انتظارات مشتریان را برآورده می‌کنند، ارائه شوند. برای طراحی و توسعه، سازمان‌ها باید فرآیندهایی را برای کنترل ایجاد محصولات یا خدمات پیاده کنند تا با استانداردهای مشتری و نظارتی مطابقت داشته باشند. مدیریت روابط با تأمین‌کنندگان خارجی برای حفظ کیفیت کالاها و خدمات خریداری‌شده ضروری است. فرآیندهای تولید و ارائه خدمات باید به‌طور مؤثر کنترل شوند و سیستمی برای شناسایی و رفع محصولات یا خدمات نامنطبق وجود داشته باشد تا از استفاده یا توزیع ناخواسته آنها جلوگیری شود.

ارزیابی عملکرد (بند ۹): سازمان‌ها باید به‌طور مستمر، اثربخشی سیستم مدیریت کیفیت خود را پایش، اندازه‌گیری، تحلیل و ارزیابی کنند. ممیزی‌های داخلی منظم باید انجام شود تا تأیید شود که سیستم مدیریت کیفیت به درستی پیاده‌سازی و نگهداری می‌شود. مدیریت ارشد باید به‌طور دوره‌ای سیستم مدیریت کیفیت را بررسی کند تا اطمینان حاصل شود که مؤثر، همسو با اهداف استراتژیک و محرک بهبود مستمر است. همچنین باید بازخورد مشتریان را برای ارزیابی میزان پاسخگویی به نیازها و انتظارات آنها بررسی کرد.

بهبود (بند ۱۰): سازمان‌ها باید فرصت‌هایی را برای بهبود سیستم مدیریت کیفیت خود شناسایی کرده و اقدامات لازم برای افزایش اثربخشی آن را اجرا کنند. اقدامات اصلاحی: زمانی که عدم انطباق‌ها رخ می‌دهند، باید علت اصلی شناسایی شده و اقدامات اصلاحی برای جلوگیری از تکرار آنها انجام شود. فرصت‌های بهبود: به‌طور فعال به دنبال راه‌هایی برای بهبود فرآیندها، محصولات و خدمات باشید تا رضایت مشتری افزایش یابد.

جستجوی مداوم برای بهبود، کلید یک سیستم مدیریت کیفیت مؤثر است. با رسیدگی به مشکلات از ریشه و جستجوی راه‌هایی برای بهبود فرآیندها، محصولات و خدمات، سازمان‌ها می‌توانند رضایت مشتریان خود را حفظ کنند و سیستم مدیریت کیفیت خود را قوی و مؤثر نگه دارند.

نتیجه‌گیری

فرایند دریافت گواهینامه ISO 9001:2015 به سازمان‌ها امکان می‌دهد سیستم کیفیت خود را کنترل کرده و هر گونه نواقص احتمالی را شناسایی کنند. اقدامات اصلاحی و بهبودهای مداوم، به تحقق هدف بهبود مستمر و رضایت مشتری کمک می‌کنند.