شناخت ویژگی‌های تیم و گروه در سازمان

دکتر رحمان عابدین‌زاده نیاسر؛ آیا در جلسات یا کارگاه‌هایی شرکت کرده اید که در آن افراد فقط می‌خواهند وظایف خودشان را انجام دهند، بدون اینکه دیگران را در نظر بگیرند؟

در این جلسات تصمیم‌گیری توسط افرادی انجام می‌شود که صدای خود را بالا می‌برند؟ و افرادی گروه را ترک می‌کنند، زیرا به این فکر می‌افتند کمکی از دستشان بر‌نمی آید؟

این تجربیات ناخوشایند در محل کار یا آموزش غیرمعمول نیست، اما اطلاع از اینکه چه انتظاری باید از یک گروه یا تیم داشته باشید، می‌تواند از بروز چنین حوادثی جلوگیری کند.

در عصر فناوری و فضای رقابتی شدید، مفهوم گروه و تیم رایج شده است. هر سازمانی در تلاش است تا با گرد هم آوردن افراد در قالب یک گروه یا تیم، اهداف خود را محقق سازد.

تعریف گروه

گروه مجموعه‌ای از افراد است که هدف اصلی آن‌ها همکاری برای انجام یک وظیفه مشترک است. اعضای گروه دارای یک هویت فردی هستند، یعنی هر یک از اعضا در قبال کار خود بدون هیچ گونه مسوولیت جمعی یا وابستگی به دیگران، مسوولیت دارد.

گروه می‌تواند الگو‌ها یا انواع مختلفی مانند گروه‌های رسمی شامل گروه‌های وظیفه (task groups) یا کمیته‌های ایجاد شده توسط یک مقام بالا برای انجام یک کار خاص باشد.

نوع دوم گروه‌ها، گروه‌های عضویت (membership groups) هستند، مانند اتحادیه‌های اصناف، گروه‌های غیر‌رسمی مانند گروه‌های دوستانه، گروه‌های دائمی و عادی و ...

مدیریت در گروه بیشتر ماهیت تحمیل‌کننده دارد، به صورتی که دستورالعمل‌هایی به افراد جهت اجرای صحیح وظیفه شان داده می‌شود و ممکن است با نسبت دادن موفقیت به رهبر گروه، از افراد یک گروه قدردانی و ستایش نشود.

گروه ممکن است کوچک یا بزرگ باشد، اما افراد گروه دارای برخی ویژگی‌های مشترک هستند که باعث می‌شود افراد دور هم جمع شوند و در کنار هم بمانند.

اما به دلیل انتخاب‌های فردی و درگیری‌ها و عدم وابستگی اعضا به یکدیگر، به راحتی می‌تواند احساس رنجش پیش بیاید و گروه از هم بپاشد. گروه‌ها می‌توانند به عمد ساخته شوند یا ناآگاهانه تشکیل شوند.

وقتی افراد به‌طور اتفاقی در یک شرایط یا موقعیت مشابه قرار بگیرند، به عنوان عضوی از یک گروه در نظر گرفته می‌شوند. به‌طور کلی دو نوع گروه وجود دارد:

گروه رسمی: این گروه‌ها توسط مدیریت سازمان برای انجام یک کار خاص ایجاد می‌شوند.

گروه غیررسمی: تشکیل این گروه‌ها به‌طور طبیعی در یک سازمان انجام می‌شود تا نیاز‌های اجتماعی یا روانی انسان را تامین کند.

مشخصات یک گروه

یک گروه دارای ویژگی‌های خاصی است که باعث تمایز آن از یک تیم می‌شود. در زیر برخی از این موارد ذکر شده است:

۱) اهداف فردی: هر یک از اعضای یک گروه برای تحقق اهداف خود در آنجا هستند.

۲) اندازه و ترکیب: اندازه یک گروه می‌تواند کوچک یا بزرگ باشد. اما همیشه شامل افرادی است که ویژگی مشترکی دارند.

۳) افراد مستقل: اعضای یک گروه برای عملکرد خود به یکدیگر متکی نیستند.

۴) مسوولیت‌پذیری فردی: هرکسی در یک گروه شخصا مسوول اعمال خود است.

۵) وضعیت: سطح و دیدی که محیط خارجی گروه به آن دارد، وضعیت آن را مشخص می‌کند.

۶) هویت جمعی: افراد به عنوان عضو گروه خاصی شناخته می‌شوند.

تعریف تیم

تیم، گروهی از افراد است که برای رسیدن به یک هدف مشترک به صورت سازمان‌یافته گرد هم می‌آیند. اعضای تیم معمولا دارای مجموعه مهارت‌های خاصی هستند که آن‌ها را قادر می‌سازد برای رسیدن به یک هدف مشترک با دیگران، در تیم شریک شوند.

اعضای تیم دارای مسوولیت پذیری جمعی هستند، یعنی همه اعضا بار مسوولیت یا عدم موفقیت را به دوش می‌کشند. نمونه‌های مختلف تیم شامل تیم پروژه، تیم رهبری، تیم فوتبال، تیم مدیریت، تیم ویژه، تیم عیب یابی و ... است. تیم، وابستگی متقابلی بین افرادی که با هم کار می‌کنند، ایجاد می‌کند تا حداکثر پتانسیل کلی و موفقیت را به وجود آورد.

تیم می‌تواند با ایجاد تلاش‌های جمعی و استفاده از دانش همه برای دستیابی به هدف مشترک، همکاری ایجاد کند. مدیریت تیم بر اساس فلسفه پرورش اعضا از طریق همکاری موثر است.

این می‌تواند به معنای مشارکت اعضا در فرآیند تصمیم‌گیری، تقسیم وظایف، قدردانی، جشن گرفتن و پاداش دادن به موفقیت اعضا باشد که امکان تولید و حفظ بهترین استعداد‌ها را فراهم می‌کند.

مشخصات یک تیم

یک تیم از یک گروه به وجود می‌آید. برخی از خصوصیات قابل توجه تیمی که از یک گروه متمایز است، به شرح زیر است:

۱) هدف مشترک: اعضا برای رسیدن به یک هدف خاص تیمی کار می‌کنند.

۲) روحیه تیمی: اشتیاق اعضا برای رسیدن به هدف تیم همیشه زیاد است.

۳) اعتماد: در یک تیم، افراد به توانایی‌ها و مهارت‌های یکدیگر باور و اعتماد دارند.

۴) رهبری: رهبری مشخص در درون تیم وجود دارد و رهبر منتخب تیم اداره فعالیت‌ها را بر عهده دارد.

۵) مسوولیت‌پذیری متقابل: هر فرد به اندازه یکسان مسوول کم‌کاری و عدم موفقیت تیم است.

۶) وابستگی متقابل: اقدامات اعضای درون یک تیم به‌طور مشترک به سایر اعضا وابسته است.

۷) نقش‌های مشخص شده: به هر فرد در یک تیم، نقش یا مسوولیت خاصی برای انجام اختصاص داده شده است.

۸) ساده سازی مسیر: رهبر تیم کسی است که راه را به اعضا نشان می‌دهد و بر عملکرد آن‌ها نظارت می‌کند.

۹) همکاری: میزان همکاری یا هماهنگی بالایی بین اعضای تیم وجود دارد.